Die Ausweiskopie bei Veranstaltungen

Es gibt Situationen, da will man sich vergewissern, wer der gegenüber ist oder ob eine Unterschrift tatsächlich von einer bestimmten Person stammt. Zu diesem Zweck lässt man sich dann den Personalausweis zeigen. Manchmal will man eine Kopie aufbewahren, um später beweisen zu können, dass man geprüft hat.

Ein Beispiel: Ein Veranstalter möchte auch minderjährige Besucher einlassen, und die Eltern sollen bestätigen, dass das Kind erlaubterweise die Veranstaltung besuchen darf. Oder man will von Aushilfen oder Mitarbeitern aus welchen Gründen auch immer eine Ausweiskopie haben.

Wenig überraschend ist, dass sich auf dem Personalausweis personenbezogene Daten befinden, und somit die DSGVO ins Spiel kommt. Gemäß dem Personalausweisgesetz darf auch nur der Inhaber eine Kopie seines Ausweises machen oder in seinem Wissen machen lassen.

Nun stellt sich die Frage: Darf ein Arbeitgeber oder ein Veranstalter den Personalausweis anschauen bzw. eine Kopie aufbewahren?

Aufbewahren oder nicht aufbewahren?

Allein das Anschauen bspw. durch das Sicherheitspersonal ist keine Datenverarbeitung. Wenn also ein Besucher oder ein Mitarbeiter seinen Personalausweis vorzeigt, man schaut ihn an, und der Besucher oder der Mitarbeiter steckt seinen Ausweis wieder ein, so ist das unproblematisch.

Problematisch wird es, wenn von dem Personalausweis ein Foto oder eine Kopie angefertigt wird und diese Kopie vom Veranstalter behalten werden soll. Denn fremde personenbezogene Daten darf man nicht „einfach so“ erheben, speichern bzw. verarbeiten.

Das Personalausweisgesetz selbst ist keine Rechtsgrundlage dafür, dass ein Veranstalter die Kopie behalten bzw. bei sich speichern dürfte. Das bedeutet, er braucht eine passende Rechtsgrundlage. Die findet sich womöglich in der DSGVO: Das können bspw. sein eine Einwilligung, die Vertragserfüllung oder ein berechtigtes Interesse. Demgegenüber steht aber immer der Grundsatz der Datensparsamkeit. Das bedeutet: Es dürfen nur Daten erhoben werden, die man auch unbedingt braucht. Und hier dürfte der Knackpunkt sein. Warum muss man unbedingt die Ausweiskopie aufbewahren?

Was bedeutet Datensparsamkeit?

Geht es bspw. darum, die Unterschrift der Eltern auf einem sog. Mutti-Zettel zu prüfen, muss man deswegen nicht die Ausweiskopie aufbewahren. Es reicht aus, wenn das Personal sich die Kopie anschaut, und der Jugendliche nimmt sie dann wieder mit. Wichtig dabei ist, dass es zu Nachweiszwecken über diese Kontrolle einen verschriftlichten Prozess gibt; so lässt sich später auch darlegen: Wir machen das immer so.

Dieses Beispiel zeigt anschaulich: Wenn es technische oder organisatorische Maßnahmen gibt, eine Datenerhebung zu vermeiden, so muss man diese Maßnahmen treffen. Das gilt auch dann, wenn man eigentlich eine passende Rechtsgrundlage aus der DSGVO hätte. Bevor man sich also auf eine Rechtsgrundlage zur Datenverarbeitung stützt, ist der Grundsatz der Datensparsamkeit zu prüfen.