Das Verarbeitungsverzeichnis – Wie wird es erstellt? Teil 3

Im zweiten Teil ging es um Sinn und Zweck des Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten. Und ich habe versucht klar zu machen, wie wichtig es ist, das Verarbeitungsverzeichnis aktuell zu halten, aber auch wie schwierig. Vor allem sollte eine Änderungshistorie nicht fehlen.

In diesem dritten Teil möchte ich über Form und Ausnahmen berichten.

Form des Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten

In welcher Art und Weise das Verzeichnis zu führen ist, spielt auch eine wichtige Rolle. Denn, werden die formalen Vorgaben nicht beachtet, dann haben Sie kein ausreichendes Verzeichnis über Ihre Verarbeitungstätigkeiten. Daher ist es wichtig, das Verzeichnis gleich in der richtigen Form zu erstellen.

Sprache

Die Verzeichnisse sind in Deutschland auch in deutscher Sprache zu führen. Das bestimmten § 23 Absätze 1 und 2 Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG). Zumindest muss das verantwortliche Unternehmen in der Lage sein, von der Aufsichtsbehörde angeforderte Verzeichnisse unverzüglich in deutscher Sprache vorzulegen. Das gilt bei bestehender Zuständigkeit einer deutschen Aufsichtsbehörde also auch für ein Unternehmen, das nicht originär aus Deutschland stammt.

Viele meiner Mandanten haben eine US-Muttergesellschaft bzw. ein aus dem Ausland stammende Konzernmutter. Oftmals werden dann bestehende Texte übernommen. Das ist aber nicht ungefährlich. Selbst, wenn die Texte ins Deutsche übersetzt werden, wird oft der rechtliche Sinngehalt nicht richtig wiedergegeben. Es ist daher aus meiner Sicht sehr sinnvoll solche rechtserheblichen Texte von Anfang auch in deutscher Sprache zu erstellen.

Schriftlich – elektronisch

Die Verzeichnisse sind schriftlich zu führen (Art. 30 Abs. 3 DSGVO). Das kann auch in einem elektronischen Format erfolgen. Die Aufsichtsbehörde kann das Format der Vorlage (schriftlich in Papierform oder elektronisch in Textform) festlegen und daher auch bei einem im elektronischen Format geführten Verarbeitungsverzeichnis den Ausdruck verlangen (§ 3a VwVfG). Maßstab sind die Verhältnismäßigkeit und Erforderlichkeit für die jeweils verfolgten Zwecke (zum Beispiel nur der erforderliche Teil wird ausgedruckt).

Welche Ausnahmen es gibt und eine Vorschuss auf Teil 4 der dieser Reihe können Sie in meinem Beitrag auf unserem Portal rund um den Datenschutz und die DSGVO nachlesen.

Timo Schutt
Datenschutz-Berater
Fachanwalt für IT-Recht
DSGVO-Man