Veranstalter beauftragen oftmals eine Agentur mit der Konzeptionierung, Planung und/oder Umsetzung einer Veranstaltung. Bei dem dabei zugrundeliegenden Auftrag gibt es einige rechtliche Aspekte, die die Agentur (aber auch der Veranstalter als Auftraggeber) beachten sollten. Diese stellen wir nachfolgend kurz dar. Gerne unterstützen wir Sie ausführlich in allen Fragen rund um das Veranstaltungsrecht.
1.) Veranstaltereigenschaft
Die Agentur muss prüfen, welche Rolle sie spielt bzw. spielen möchte. Wenn sie nicht Veranstalter sein möchte, dann muss sie sich deutlich davon abgrenzen. Je mehr wichtige Entscheidungen die Agentur eigenständig trifft, desto größer wird das Risiko, dass sie als Veranstalter bewertet wird. Um dies zu vermeiden, sollte die Agentur die Entscheidungen vorbereiten und dem Auftraggeber zur Absegnung vorlegen.
2.) Vertragsinhalt
Der Vertrag sollte schriftlich geschlossen werden, um später etwaige Absprachen beweisen zu können. Die Agentur sollte dabei so genau wie möglich im Vertrag formulieren, was sie eigentlich tun soll bzw. was sie nicht tun soll.
Im eigenen Interesse sollte die Agentur ihre Haftung soweit gesetzlich zulässig (siehe § 309 Nr. 7 BGB) vertraglich vermindern. Wichtig sind unter anderem (!) eindeutige Vergütungs-, Fälligkeits- oder Abtretungsregeln.
Es sollte auch geklärt werden, wer für die Richtigkeit und rechtliche Zulässigkeit von Ideen oder Werbemaßnahmen usw. verantwortlich ist: Muss die Agentur korrekt abliefern (und damit also selbst auf Zulässigkeit prüfen) oder ist der Auftraggeber dafür zuständig? Da rechtliche Prüfungen (z.B. Markenrecht, Wettbewerbsrecht usw.) zeitaufwändig und kostenintensiv sein können, muss diese Frage auch bei der Kalkulation und Budgetplanung berücksichtigt werden.
3.) Stellvertretereigenschaft
Wenn die Agentur als Stellvertreter für ihren Auftraggeber auftritt, dann sollte sie (1.) eine entsprechende Vollmacht haben, (2.) sich natürlich auch im Rahmen dieser Vollmacht bewegen und nicht darüber hinausschießen und (3.) sich auch stets als Stellvertreter kenntlich machen.
4.) Aufklärungspflichten
Die Agentur muss ihren Auftraggeber über etwaige Probleme aufklären, wenn diese für ihn erkennbar von Bedeutung sind und ihm das Fachwissen fehlt, diese selbst zu erkennen. Bei unterlassener Aufklärung würde sich die Agentur schadenersatz- pflichtig machen. Daher sollte jede Aufklärung stets schriftlich erfolgen.
5.) Beteiligung des Auftraggebers
Wenn für das erfolgreiche Fortschreiten des Projekts die Beteiligung des Auftraggebers erforderlich ist, sollte dies vorher entsprechend vereinbart werden. Ggf. sollte dabei auch der Fall berücksichtigt werden, wenn der Auftraggeber „nicht mitspielt“.
6.) Konzeptschutz
Da Veranstaltungskonzepte so gut wie nie urheberrechtlich geschützt sind, sollte die Agentur mit dem Auftraggeber vereinbaren, dass der Auftraggeber die Ideen und Konzepte nicht alleine umsetzen darf. Ein einseitiger „Copyright-Vermerk“ hilft da nicht weiter.
7.) Die Absicherung des Mitarbeiters
Der Mitarbeiter, der vom Agenturchef beauftragt wird, den Kundenauftrag umzusetzen, sollte auch auf seine eigene Sicherheit bedacht sein und dafür sorgen, dass alle Absprachen schriftlich festgehalten werden.
8.) Versicherung
Je nach Größenordnung des Projekts sollte über eine Versicherung nachgedacht werden, sofern sie nicht schon pauschal vorhanden ist. Dabei ist zu beachten, dass Beratungsfehler, die zu so genannten reinen Vermögensschäden beim Auftraggeber führen, von einer normalen Haftpflichtversicherung nicht gedeckt sind. Hierfür gibt es spezielle Vermögensschadenhaftpflichtversicherungen.
Thomas Waetke
Rechtsanwalt und Fachanwalt für Urheber- und Medienrecht
Autor www.eventfaq.de